4 ขั้นตอนเตรียมพร้อม "ประชุม คปอ."

คปอ. หรือ คณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน คือ คณะกรรมการที่จัดตั้งขึ้นในสถานประกอบการ เพื่อส่งเสริมและควบคุมการดำเนินงานด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน โดยหน้าที่ของคปอ. รวมถึงการกำหนดนโยบาย วางแผน ตรวจสอบ และให้คำแนะนำด้านความปลอดภัยในการทำงาน เพื่อป้องกันอุบัติเหตุและส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย

ภาพที่ 1 : คปอ.คืออะไร

การจัดตั้งและบทบาทของคปอ. ในสถานประกอบการกำหนดไว้ตาม “กฎกระทรวง การจัดให้มีเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน บุคลากร หน่วยงานหรือคณะบุคคลเพื่อดำเนินการด้านความปลอดภัยในสถานประกอบกิจการ พ.ศ.2565” ซึ่งออกโดยกระทรวงแรงงาน โดยกำหนดให้สถานประกอบการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 50 คนขึ้นไป ต้องจัดตั้งคปอ. โดยรายละเอียดในการเตรียมตัวประชุมคปอ. มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1
การเตรียมเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ภาพที่ 2 : การเตรียมเอกสารและข้อมูลก่อนเริ่มวันประชุมคปอ.

รวบรวมรายงานอุบัติเหตุและสถิติความปลอดภัย : รวบรวมรายงานอุบัติเหตุจากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ทีมงานความปลอดภัยหรือฝ่าย HR เพื่อประเมินสถิติการเกิดอุบัติเหตุหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยแยกประเภทของเหตุการณ์เป็นอุบัติเหตุขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ รวมถึงจำนวนผู้บาดเจ็บหรือผู้สูญเสีย เพื่อให้เห็นภาพรวมสถานการณ์ขององค์กร
เตรียมรายงานการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ : นำเสนอรายงานการตรวจสอบความปลอดภัยภายในจากรอบที่ผ่านมา เช่น รายงานจากการตรวจพื้นที่งาน อุปกรณ์ต่างๆ หรือสิ่งที่เกี่ยวข้อง เพื่อชี้แจงข้อค้นพบและข้อเสนอแนะในการปรับปรุง ซึ่งจะช่วยให้ คปอ. สามารถติดตามและควบคุมการแก้ไขปัญหาได้
จัดเตรียมวาระการประชุม : จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้า พร้อมแนบรายละเอียดข้อมูลหรือเอกสารประกอบวาระในแต่ละข้อ ส่งให้สมาชิกคปอ. ทราบล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสศึกษาข้อมูลก่อนประชุมจริง ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 2
เริ่มประชุม คปอ. กล่าวตามวาระ

ภาพที่ 3 : เริ่มประชุมคปอ. กล่าวตามวาระประชุม

วาระที่ 1 : เรื่องแจ้งเพื่อทราบ ในวาระแรกนี้ จป.วิชาชีพจะทำการแจ้งเรื่องที่สำคัญซึ่งเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในเดือนที่ผ่านมา สถิติการเจ็บป่วยของพนักงาน หรือข้อแนะนำและมาตรการใหม่ๆ ที่ควรนำมาใช้ในองค์กร เพื่อให้คณะกรรมการทุกคนได้รับทราบข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจในการประชุม
วาระที่ 2 : รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา หลังจากที่มีการแจ้งข้อมูลที่จำเป็นในวาระแรกแล้ว ในวาระที่สองจะเป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา โดยกรรมการจะพิจารณาว่ารายงานดังกล่าวถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ หากมีข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ต้องแก้ไข จป.วิชาชีพจะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขตามที่ได้มีการตกลงกัน
วาระที่ 3 : เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่ผ่านมา วาระที่สามนี้เป็นการติดตามผลเรื่องที่ได้มีการพิจารณาในประชุมครั้งที่ผ่านมา ว่ามีการดำเนินการตามที่ได้สรุปไว้หรือไม่ และผลการดำเนินการเป็นอย่างไร หากยังมีเรื่องที่ค้างคาคปอ. จะต้องทำการพิจารณาและให้คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการในอนาคต
วาระที่ 4 : เรื่องนำเสนอเพื่อพิจารณา ในวาระที่สี่ จป.วิชาชีพและกรรมการท่านอื่นๆ จะนำเสนอเรื่องใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานเพื่อให้คณะกรรมการพิจารณา เช่น การนำเสนอแผนการตรวจสอบความปลอดภัย การปรับปรุงนโยบายความปลอดภัย หรือการนำเสนอเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถนำมาใช้ในองค์กร เพื่อเพิ่มความปลอดภัย
วาระที่ 5 : อื่นๆ วาระสุดท้ายนี้จะเป็นการเปิดโอกาสให้คณะกรรมการได้เสนอเรื่องที่ไม่ได้อยู่ในวาระหลัก เพื่อพิจารณาเพิ่มเติม หรือเสนอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงการจัดการด้านความปลอดภัยในที่ทำงาน

ขั้นตอนที่ 3
ติดตามผลและปรับปรุงการดำเนินการ

ภาพที่ 4 : ติดตามผลและปรับปรุงการดำเนินการ

ติดตามผล : หลังจากที่ได้มีการสรุปผลและจัดทำรายงานการประชุมแล้ว จป.วิชาชีพและคณะกรรมการคปอ. จะต้องติดตามผลการดำเนินการตามที่ได้มีการสรุปไว้ในการประชุม หากพบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคในการดำเนินการคปอ. จะต้องทำการปรับปรุงแผนการและแนวทางการดำเนินงานเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 4
การแจ้งเตือนการประชุม

ภาพที่ 5 : การติดประกาศ หรือแจ้งเตือนก่อนวันประชุม

ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้า : ติดประกาศ ส่งอีเมลหรือแจ้งเตือนผ่านช่องทางที่สมาชิกทุกคนใช้ร่วมกัน เช่น โปรแกรมจัดการประชุม หรือแอปพลิเคชันสำหรับทีมงาน เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดสรรเวลาและเตรียมข้อมูลได้อย่างเต็มที่
ยืนยันการเข้าร่วม : สมาชิกคปอ. ตอบรับการเข้าร่วมประชุมล่วงหน้า เพื่อตรวจสอบความพร้อมและปรับเปลี่ยนตารางเวลาให้เหมาะสมในกรณีที่มีการประชุมอื่นที่อาจทับซ้อน

ตามกฎกระทรวง การจัดให้มีเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน บุคลากร หน่วยงานหรือคณะบุคคลเพื่อดำเนินการด้านความปลอดภัยในสถานประกอบกิจการ พ.ศ.2565 กำหนดให้คปอ. ต้องประชุมอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อให้คณะกรรมการได้ติดตาม ตรวจสอบ และวางแผนมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง

และเพื่อให้สามารถติดตาม ตรวจสอบ และแก้ไขปัญหาความปลอดภัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบตรวจสอบสภาพการณ์ (ESS) ของ Jorpor Plus สามารถช่วยให้คปอ. บริหารจัดการข้อมูลการตรวจสอบและความเสี่ยงในการทำงานได้ง่ายขึ้น โดย ESS จะรวบรวมข้อมูลด้านความปลอดภัยและสภาพแวดล้อมในการทำงานแบบเรียลไทม์ ทำให้ คปอ. สามารถประเมินสถานการณ์ได้แม่นยำและพร้อมนำข้อมูลไปใช้ในการประชุมประจำเดือนได้ทันทีทาง Jorpor Plus พร้อมให้คำแนะนำและคำปรึกษาฟรี การันตีใครๆ ก็ใช้เป็น มีทดลองให้ใช้ฟรีแล้ว กดคลิก ได้เลย