Paperless Safety ทำไมองค์กรควรลดการใช้กระดาษ?

“ลดกระดาษ” ในองค์กรเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในยุคดิจิทัล โดยเฉพาะในด้านความปลอดภัยในการทำงาน (Workplace Safety) หลายบริษัททั่วโลกกำลังเปลี่ยนผ่านไปสู่ “Paperless Safety” หรือ ระบบบริหารความปลอดภัยแบบไร้กระดาษ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้เอกสารแบบเดิม

การใช้เอกสารกระดาษในการบริหารความปลอดภัยอาจดูเป็นเรื่องปกติ แต่ในความเป็นจริง มันกลับสร้างปัญหามากมายที่ทำให้องค์กรเสียทั้งเวลาและทรัพยากร เราจะพาคุณไปดูว่าทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบ Paperless และข้อเสียที่องค์กรต้องเผชิญหากยังยึดติดกับเอกสารแบบเดิม

1. ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ภาพที่ 1 : ลดกระดาษ ลดต้นทุนเพิ่มประสิทธิภาพ

ลดต้นทุน
การใช้เอกสารกระดาษในองค์กรไม่เพียงแต่เพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ แต่ยังมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง และค่าใช้จ่ายในการทำลายเอกสารเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว
ประหยัดพื้นที่
เอกสารที่สะสมเป็นจำนวนมากต้องใช้พื้นที่ในการเก็บรักษา และเมื่อมีการขยายตัวขององค์กร พื้นที่ที่ใช้ในการจัดเก็บก็ยิ่งเพิ่มขึ้น แต่การใช้ระบบ Paperless จะช่วยให้ข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บในรูปแบบดิจิทัล ไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากและค่าใช้จ่ายในระยะยาว
เพิ่มประสิทธิภาพ
การใช้ระบบดิจิทัลช่วยให้การค้นหาข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสาร ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น

2. ลดความผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน

ภาพที่ 2 : ลดความผิดพลาด

ลด Human Error
การกรอกข้อมูลด้วยมือมีโอกาสสูงที่เกิดข้อผิดพลาด เช่น การสะกดคำผิด หรือการเขียนลายมือไม่ชัดเจน ซึ่งอาจนำไปสู่อุบัติเหตุหรือการตัดสินใจที่ผิดพลาด ระบบ Paperless ที่ใช้ข้อมูลดิจิทัลสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้
การตรวจสอบและยืนยันข้อมูล
ระบบดิจิทัลสามารถทำให้ข้อมูลมีการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องได้ง่ายขึ้น เช่น การใช้ระบบตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Validation) ที่ช่วยลดโอกาสในการกรอกข้อมูลผิดพลาด
ข้อมูลที่ทันสมัย
ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัลสามารถอัปเดตได้ในเวลาจริง ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ได้รับมีความแม่นยำ และลดปัญหาการใช้ข้อมูลเก่าหรือไม่ตรงกับสถานการณ์

3. เพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน

ภาพที่ 3 : เพิ่มความรวดเร็ว

การเข้าถึงข้อมูลทันที
ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ หรืออุบัติเหตุจากเครื่องจักร การค้นหาข้อมูลจากเอกสารกระดาษอาจใช้เวลานาน แต่การใช้ระบบ Paperless ช่วยให้ข้อมูลที่ต้องการสามารถเข้าถึงได้ทันทีจากอุปกรณ์ดิจิทัล เช่น โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต
ลดเวลาในการตัดสินใจ
การมีข้อมูลที่เข้าถึงได้รวดเร็วจะช่วยให้ทีมความปลอดภัยตัดสินใจได้เร็วขึ้น ช่วยลดความเสียหายและป้องกันเหตุการณ์เลวร้ายที่จะเกิดขึ้นจากการตัดสินใจที่ช้า
ระบบแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์
ระบบดิจิทัลสามารถแจ้งเตือนบุคลากรที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเหตุการณ์ฉุกเฉินแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทุกคนรับทราบและดำเนินการแก้ไขปัญหาได้ทันที

4. สนับสนุนแนวทาง ESG และช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

ภาพที่ 4 : สนับสนุนแนวทาง ESG

ลดการใช้กระดาษ
การใช้กระดาษมากเกินไปไม่เพียงแต่ทำให้เกิดขยะจำนวนมาก แต่ยังต้องใช้ทรัพยากรธรรมชาติในการผลิตและการขนส่ง กระบวนการผลิตกระดาษยังปล่อยก๊าซเรือนกระจกอีกด้วย การลดการใช้กระดาษด้วยระบบ Paperless ช่วยลดปัญหานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีในด้านสิ่งแวดล้อม
การใช้ระบบ Paperless สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืน (Sustainable Business) ซึ่งมีความสำคัญต่อผู้ลงทุนในปัจจุบัน การลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมสามารถเพิ่มภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูทันสมัยและใส่ใจสิ่งแวดล้อม
ลดการปล่อยก๊าซคาร์บอน
การลดการใช้กระดาษจะช่วยลดการปล่อย CO₂ ที่เกิดจากกระบวนการผลิตและขนส่งกระดาษ ทำให้องค์กรสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีด้านความยั่งยืนและการรักษาสิ่งแวดล้อม

5. การเพิ่มความปลอดภัยในระยะยาว

ภาพที่ 5 : เพิ่มความปลอดภัยระยะยาว

ข้อมูลที่สามารถติดตามได้ตลอดเวลา
การใช้ระบบ Paperless ช่วยให้ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับความปลอดภัยสามารถบันทึกและติดตามได้ง่าย เช่น การบันทึก Work Permit, การรายงานอุบัติเหตุ หรือการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ช่วยให้ผู้รับผิดชอบสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัลจะมีการบันทึกเวลาและสถานะ ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ง่าย รวมทั้งช่วยให้การบังคับใช้มาตรการด้านความปลอดภัยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ลดความเสี่ยงจากข้อมูลสูญหาย
ระบบดิจิทัลช่วยให้ข้อมูลไม่สูญหายหรือถูกทำลาย ซึ่งทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือปัญหาอื่นๆ ขึ้น

การใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อทดแทนการใช้กระดาษ

ภาพที่ 6 : การใช้เทคโนโลยี

การนำเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการเอกสารและข้อมูลต่างๆ เช่น การใช้ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ (Document Management System) หรือการใช้แอปพลิเคชันสำหรับการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ สามารถทำให้กระบวนการทำงานสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์ ซึ่งช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ทุกเวลา

Jorpor Plus ระบบการจัดการงานความปลอดภัยออนไลน์
ที่ช่วยลดการใช้กระดาษ

ภาพที่ 7 : Jorpor Plus

Jorpor Plus เป็น ระบบจัดการใบอนุญาตเข้าทำงาน (EWS) ออนไลน์ ที่ช่วยให้ทั้งผู้ว่าจ้างและผู้รับเหมาไม่ต้องใช้กระดาษในการจัดการงาน ความปลอดภัย หรือการขอใบอนุญาต สามารถดำเนินการทั้งหมดผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยสามารถจัดการข้อมูลการฝึกอบรม การขอใบอนุญาต และการประเมินความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย

การลดการใช้กระดาษใน Jorpor Plus ยังสนับสนุนการทำงานในองค์กรที่ยั่งยืน และช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากการใช้กระดาษ ทำให้การดำเนินงานในทุกๆ ด้านมีความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การใช้ระบบดิจิทัลยังช่วยให้สามารถตรวจสอบสถานะต่างๆ ได้ในเวลาจริง ลดความผิดพลาดจากข้อมูลที่อาจสูญหายหรือถูกทำลายจากการใช้งานกระดาษ

การลดการใช้กระดาษในองค์กรไม่เพียงแต่ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล เทคโนโลยีดิจิทัลเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเอกสารและข้อมูลต่างๆ ซึ่ง Jorpor Plus ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งที่สามารถช่วยองค์กรลดการใช้กระดาษและทำให้การจัดการงานความปลอดภัยเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน มีทดลองให้ใช้ฟรีแล้ว กดคลิก ได้เลย